Как в СБИС отправить дополнительное соглашение
В современном бизнесе, где скорость и эффективность взаимодействия являются ключевыми факторами успеха, электронный документооборот (ЭДО) становится неотъемлемой частью бизнес-процессов. Система СБИС, как мощный инструмент для автоматизации и оптимизации бизнес-процессов, предоставляет широкие возможности для работы с договорами, дополнительными соглашениями и различными документами в электронном виде. 🤝
В этой статье мы детально разберем, как эффективно использовать СБИС для отправки дополнительных соглашений, соглашений о расторжении договоров, а также как добавлять и отправлять любые другие документы через ЭДО. Мы рассмотрим основные шаги, нюансы оформления и полезные советы, которые помогут вам избежать ошибок и оптимизировать ваши рабочие процессы.
Создание и Отправка Дополнительного Соглашения в СБИС
Дополнительное соглашение — это важный инструмент, который позволяет внести изменения в уже заключенный договор. В СБИС процесс создания и отправки дополнительного соглашения максимально упрощен и интуитивно понятен.
Шаг 1: Открытие Договора и Переход на Вкладку «Дополнения»
Первым делом, вам необходимо открыть тот договор, к которому вы хотите создать дополнительное соглашение. 📄 В карточке договора найдите вкладку «Дополнения». Это своеобразный «центр управления» для всех дополнительных соглашений, которые связаны с данным договором.
Шаг 2: Нажатие "+" и Выбор «Договор»
Далее, нажмите на кнопку "➕" — это универсальный символ добавления нового элемента в СБИС. В появившемся меню выберите пункт «Договор». Это действие инициирует процесс создания нового дополнительного соглашения.
Шаг 3: Указание Контрагента и Периода Действия
Теперь вам нужно указать информацию о контрагенте, с которым вы заключаете дополнительное соглашение. 🧑🤝🧑 Это может быть уже существующий контрагент из вашей базы данных СБИС или новый, которого вы добавите в процессе создания соглашения. Также необходимо определить период действия дополнительного соглашения — с какой даты оно вступает в силу и когда заканчивается.
Шаг 4: Определение Влияния на Основной Договор
Важно четко определить, как дополнительное соглашение влияет на основной договор. Изменяет ли оно условия оплаты? 💰 Пролонгирует ли срок действия договора? 📅 Или, возможно, вносит коррективы в предмет договора? 📝 В СБИС предусмотрены специальные опции, которые позволяют выбрать тип влияния дополнительного соглашения на основной договор. Это важно для того, чтобы система корректно учитывала все изменения и отражала их в дальнейшей работе с договором.
Шаг 5: Прикрепление Текста Дополнительного Соглашения
Завершающий этап — прикрепление самого текста дополнительного соглашения. Вы можете загрузить его в формате Word, PDF или любого другого формата, который поддерживает система СБИС. 📎 Убедитесь, что текст соглашения составлен грамотно и соответствует всем необходимым требованиям законодательства.
Важные нюансы:- Перед отправкой дополнительного соглашения, тщательно проверьте все данные, которые вы ввели. Ошибки могут привести к нежелательным последствиям.
- Если у вас есть сомнения по поводу правильности оформления, лучше проконсультироваться со специалистом.
- Сохраняйте копии всех документов, включая дополнительное соглашение, в своей базе данных.
Отправка Соглашения через ЭДО СБИС
После того, как вы создали дополнительное соглашение, вам нужно отправить его контрагенту. СБИС предоставляет удобный инструмент для отправки документов через электронный документооборот (ЭДО).
Шаг 1: Раздел "Документы/Исходящие" и Создание Письма
Перейдите в раздел "Документы/Исходящие" и выберите вкладку «Письма». Нажмите "➕" и выберите «Письмо». ✉️ Проверьте, что отправитель письма указан корректно.
Шаг 2: Указание Получателя
Укажите получателя письма. Это может быть организация, физическое лицо или конкретный сотрудник. 👤 Если вы отправляете письмо организации, убедитесь, что в карточке контрагента указан корректный адрес ЭДО.
Шаг 3: Загрузка Файла Дополнительного Соглашения
Загрузите файл дополнительного соглашения, который вы ранее создали в СБИС. 📁 Вы можете выбрать его из списка файлов на вашем компьютере.
Шаг 4: Отправка Письма
Нажмите кнопку «Отправить». Система СБИС автоматически отправит письмо контрагенту через канал ЭДО. 📤 Контрагент получит уведомление о получении письма и сможет ознакомиться с дополнительным соглашением.
Отправка Соглашения о Расторжении Договора
Расторжение договора — это процедура, которая требует особого внимания. В СБИС вы можете легко создать и отправить соглашение о расторжении договора через ЭДО.
Шаг 1: Раздел "Документы/Договоры" и Создание Исходящего Договора
Перейдите в раздел "Документы/Договоры" и нажмите "➕". 📄 Выберите "Исходящий договор (черновик)". Это позволит вам создать новый документ, который будет содержать текст соглашения о расторжении.
Шаг 2: Указание Получателей и Срока Действия
Укажите одного или нескольких получателей соглашения. Определите срок действия соглашения о расторжении. Это может быть дата, с которой договор считается расторгнутым.
Шаг 3: Прикрепление Текста Соглашения
Прикрепите текст соглашения о расторжении. 📎 Убедитесь, что он составлен в соответствии с действующим законодательством.
Шаг 4: Выбор Канала "Saby (СБИС)"
В качестве канала отправки выберите "Saby (СБИС)". Это гарантирует, что соглашение будет отправлено через ЭДО СБИС.
Важные моменты:- Перед отправкой соглашения о расторжении, внимательно изучите условия договора. В некоторых случаях может потребоваться соблюдение определенных формальностей.
- Сохраните копии всех документов, связанных с расторжением договора.
Оформление Дополнительного Соглашения: Правила и Рекомендации
При оформлении дополнительных соглашений важно соблюдать определенные правила, чтобы избежать ошибок и недоразумений.
Правило 1: Преамбула
Преамбула — это вступительная часть документа, в которой указывается информация о сторонах договора и цель заключения дополнительного соглашения. При оформлении дополнительного соглашения, возьмите преамбулу из основного договора и замените фразу «заключили настоящий договор» на «заключили настоящее дополнительное соглашение». Например, вместо "ООО «Альфа» и ООО «Бета» заключили настоящий договор..." нужно написать "ООО «Альфа» и ООО «Бета», заключившие настоящий договор...«, заключили настоящее дополнительное соглашение...».
Правило 2: Подписи и Печати
Дополнительное соглашение должно быть скреплено подписями и печатями сторон. Если стороны используют электронную подпись, то необходимо использовать квалифицированную электронную подпись. ✒️
Правило 3: Срок Действия
Укажите срок действия дополнительного соглашения. Он может быть определен конкретной датой или периодом времени.
Рекомендации:- Проверьте правильность заполнения всех реквизитов.
- Убедитесь, что текст соглашения не противоречит основному договору.
- Сохраните копии всех документов, связанных с дополнительным соглашением.
Добавление Договора в СБИС
СБИС позволяет легко добавлять договоры в систему. Это позволяет хранить все договоры в одном месте и легко находить нужный документ.
Шаг 1: Карточка Организации
Перейдите в раздел «Контрагенты» и откройте карточку организации, с которой заключен договор.
Шаг 2: Раздел «Активности и Документы»
В карточке организации найдите раздел «Активности и документы».
Шаг 3: Выбор "Документ/Договоры"
Нажмите на кнопку "➕" и выберите "Документ/Договоры".
Шаг 4: Ввод Информации о Договоре
Введите дату и номер договора. Укажите счет расчетов, если это необходимо. Добавьте описание договора и укажите сумму, если она предусмотрена договором.
Важные моменты:- Убедитесь, что информация о договоре введена корректно.
- Если договор содержит несколько приложений, прикрепите их к карточке договора.
Приглашение Контрагента в СБИС
Если ваш контрагент еще не использует СБИС, вы можете пригласить его присоединиться к системе. Это позволит вам обмениваться документами через ЭДО.
Шаг 1: Ввод ИНН/КПП Контрагента
В разделе «Компании» введите ИНН/КПП контрагента.
Шаг 2: Открытие Карточки Контрагента
Откройте карточку контрагента.
Шаг 3: Нажатие «Пригласить в СБИС»
Нажмите кнопку «Пригласить в СБИС».
Что делать, если в карточке другой значок?Если в карточке контрагента отображается другой значок, это может означать, что контрагент уже использует СБИС или у него есть другие причины для отказа от приглашения. В этом случае вы можете проверить организацию отправителя, ввести email контрагента и отправить ему приглашение напрямую.
Важные моменты:- Перед отправкой приглашения, убедитесь, что вы правильно ввели ИНН/КПП контрагента.
- Вы можете указать причину приглашения, чтобы контрагент лучше понимал, зачем ему нужно присоединяться к СБИС.
Нужно ли Дополнительное Соглашение при Переходе на ЭДО
Закон не обязывает заключать дополнительное соглашение об ЭДО между контрагентами. 🚫 Однако, в некоторых случаях заключение дополнительного соглашения может быть целесообразным. Например, если вы хотите закрепить порядок обмена электронными документами, определить формат файлов, ответственность сторон за безопасность данных и т.д.
Рекомендации:- Если вы хотите использовать ЭДО с контрагентом, который не использует СБИС, вы можете отправить ему приглашение присоединиться к системе.
- Если вы хотите закрепить порядок обмена электронными документами, вы можете разработать и подписать дополнительное соглашение.
- Проконсультируйтесь с юристом, если у вас есть сомнения по поводу необходимости заключения дополнительного соглашения.
Выводы и Советы
Использование СБИС для работы с договорами и дополнительными соглашениями — это удобный и эффективный способ оптимизировать бизнес-процессы. Система позволяет быстро создавать, отправлять и хранить документы в электронном виде, что экономит время и ресурсы.
Основные советы:- Тщательно проверяйте все данные перед отправкой документов.
- Используйте квалифицированную электронную подпись для подписания документов.
- Сохраняйте копии всех документов в своей базе данных.
- Проконсультируйтесь со специалистом, если у вас есть сомнения по поводу правильности оформления документов.
- Регулярно обновляйте информацию о контрагентах в СБИС.
- Используйте возможности ЭДО СБИС для ускорения бизнес-процессов.
- Ознакомьтесь с правилами и рекомендациями по использованию СБИС.
- Можно ли отправить дополнительное соглашение без ЭДО?
Да, можно отправить дополнительное соглашение и традиционным способом, например, по почте. Однако, использование ЭДО значительно ускоряет процесс и делает его более удобным.
- Как проверить статус отправленного документа в СБИС?
В СБИС есть специальный раздел, где можно отслеживать статус отправленных документов.
- Можно ли редактировать отправленное дополнительное соглашение?
После отправки документа, внести изменения в него сложнее. Лучше проверять все данные перед отправкой.
- Что делать, если контрагент не получил документ?
Если контрагент не получил документ, свяжитесь с ним и уточните причину.
- Как сохранить копию отправленного документа?
СБИС автоматически сохраняет копии всех отправленных документов. Вы можете найти их в соответствующем разделе.
- Нужно ли платить за использование СБИС?
Стоимость использования СБИС зависит от выбранного тарифа.
- Какие форматы файлов поддерживает СБИС?
СБИС поддерживает широкий спектр форматов файлов, включая Word, Excel, PDF и другие.
- Можно ли использовать СБИС для отправки других документов, помимо договоров?
Да, СБИС можно использовать для отправки любых документов, например, счетов-фактур, актов выполненных работ, и т.д.
Надеюсь, эта статья помогла вам разобраться в тонкостях работы с дополнительными соглашениями и договорами в СБИС. Успехов в вашем бизнесе! 🍀