Как в сбисе отправить договор на подпись контрагенту
В современном бизнесе электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью эффективной работы 🤝. СБИС — это мощная платформа, которая позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, в том числе и обмен договорами с контрагентами. Если вы хотите быстро и безопасно отправить договор на подпись, этот лонгрид — именно то, что вам нужно!
В этой статье мы подробно разберем, как отправить договор на подпись контрагенту в системе СБИС, а также рассмотрим другие важные аспекты работы с документами в этой системе. Мы подробно разложим каждый шаг, чтобы даже новичок мог легко разобраться в процессе.
Отправка Договора на Подпись Контрагенту: Основной Способ
Представьте ситуацию: вам нужно отправить договор на подпись контрагенту. Как это сделать быстро, безопасно и без лишних хлопот? 📝 СБИС предлагает удобный и интуитивно понятный интерфейс для решения этой задачи.
Вот пошаговая инструкция:- Найдите Договор: Первым делом нужно найти сам договор. Он может находиться в разных местах:
- Лента Новостей: Если договор был отправлен вам недавно, вы можете найти его в ленте новостей СБИС. 🔔 Это удобно, так как вы сразу видите все важные события, связанные с документами.
- Уведомления в СБИС Плагине: Если вы используете СБИС Плагин, то уведомления о новых документах будут приходить прямо в него. Это экономит время и позволяет оперативно реагировать на входящие документы.
- Раздел «Документы/Входящие»: Это основное место хранения всех входящих документов. Здесь вы найдете все договоры, которые были отправлены вам контрагентами. 🗄️
- Важно: Внимательно ознакомьтесь с содержанием договора перед тем, как отправлять его на подпись. Убедитесь, что все условия вам подходят.
- Нажмите «Согласование»: После того, как вы нашли нужный договор и изучили его содержание, нажмите кнопку «Согласование». Это действие инициирует процесс отправки договора на подпись.
- Выберите «Подписать»: Если условия договора вас устраивают, смело выбирайте опцию «Подписать». Это значит, что вы готовы подписать договор и отправить его обратно контрагенту.
- Отправка Подписанного Договора: После того как вы нажали «Подписать», система автоматически подготовит ответное письмо с подписанным договором в качестве вложения. 📎 Отправитель договора получит этот ответ и узнает о вашем согласии.
- Убедитесь, что у вас есть квалифицированная электронная подпись (КЭП) или неквалифицированная электронная подпись (НЭП), если это требуется для подписания конкретного договора.
- Если договор требует особой процедуры подписания, например, многостороннего согласования, обратите внимание на инструкции в СБИС.
- В случае возникновения вопросов или проблем с отправкой договора, обратитесь в службу поддержки СБИС.
Отправка Договора через ЭДО: Письма в СБИС ✉️
Если вам нужно отправить договор, не связанный с процессом согласования, вы можете воспользоваться функцией отправки писем по ЭДО в СБИС.
Вот как это сделать:- Перейдите в Раздел «Документы/Исходящие»: В этом разделе вы можете создавать и отправлять письма с различными вложениями.
- Нажмите «+» и Выберите «Письмо»: Нажмите на кнопку «+» и выберите пункт «Письмо».
- Проверьте Отправителя: Убедитесь, что в качестве отправителя указана ваша организация.
- Укажите Получателя: Введите данные получателя — это может быть организация, физическое лицо или конкретный сотрудник.
- Прикрепите Договор: Загрузите файл договора с вашего компьютера или отсканируйте бумажный документ, если это необходимо.
- Нажмите «Отправить»: После того, как вы проверили все данные и прикрепили договор, нажмите кнопку «Отправить».
- В теме письма четко укажите тему договора, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь.
- В теле письма можно добавить краткое сопроводительное сообщение.
- Проверьте корректность адреса получателя перед отправкой письма.
Прикрепление Договора в СБИС: Работа с Документами
Если вам нужно сохранить договор в СБИС, чтобы иметь к нему доступ в любое время, вы можете прикрепить его в специальном разделе.
Вот как это сделать:- Перейдите в Раздел «Документы/Договоры»: В этом разделе хранятся все ваши договоры.
- Нажмите «+/С компьютера»: Нажмите на кнопку «+» и выберите пункт «С компьютера».
- Выберите Файл Договора: Выберите файл договора, который вы хотите загрузить.
- Распознавание и Заполнение Реквизитов: СБИС автоматически распознает и заполнит некоторые реквизиты договора, такие как дата, стороны и т.д.
- Проверка Реквизитов: Внимательно проверьте, все ли реквизиты указаны верно.
- Выбор Способа Отправки: Если нужно, выберите способ отправки договора (например, на подпись контрагенту).
Отправка Документов из 1С в СБИС: Интеграция Систем
СБИС позволяет интегрироваться с различными системами, в том числе с 1С. Если вы используете 1С, вы можете отправлять документы из нее прямо в СБИС.
Вот как это сделать:- Настройка Файла Настроек: Перейдите в меню «Настройки/Файлы настроек» и установите файл настроек «АктСверкиВзаиморасчетов».
- Выбор Документов в 1С: В разделе «Продажа/Акт сверки взаиморасчетов» отметьте документы, которые вы хотите отправить.
- Нажмите «Отправить»: Нажмите кнопку «Отправить», и документы будут отправлены в СБИС.
Приглашение Контрагента в СБИС: Расширение Коллаборации
Если ваш контрагент еще не использует СБИС, вы можете пригласить его присоединиться к платформе.
Вот как это сделать:- Найдите Контрагента: В разделе «Компании» введите ИНН/КПП контрагента и откройте его карточку.
- Нажмите «Пригласить в СБИС»: В карточке контрагента найдите кнопку «Пригласить в СБИС» и нажмите на нее.
- Проверка Организации Отправителя: Если в карточке контрагента отображается другой значок, проверьте организацию отправителя.
- Ввод Email Контрагента: Введите email-адрес контрагента, на который будет отправлено приглашение.
- Отправка Приглашения: Нажмите «Отправить», и приглашение будет отправлено контрагенту.
Подписание Документов в СБИС: Электронная Подпись
СБИС позволяет подписывать документы электронной подписью. Это позволяет обеспечить юридическую значимость документов и ускорить процесс согласования.
Вот как подписать документ в СБИС:- Перейдите в Раздел «Документы/Мой диск»: Здесь хранятся все ваши документы.
- Выберите Документ: Наведите курсор на нужный документ и нажмите на кнопку с тремя точками.
- Выберите «Подписать»: В контекстном меню выберите пункт «Подписать».
- Выбор Типа Подписи: Если у вас есть квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись, СБИС предложит подписать документ с ее помощью. В противном случае, документ будет подписан простой электронной подписью.
- Подтверждение Подписи: Нажмите «Да» в открывшемся диалоговом окне, чтобы подтвердить подпись.
Советы по Работе с Договорами в СБИС
Общие Советы:- Всегда проверяйте корректность данных контрагента перед отправкой документов.
- Используйте шаблоны договоров для ускорения процесса создания документов.
- Настройте уведомления, чтобы получать информацию о новых документах и изменениях в статусе договоров.
- Регулярно проверяйте раздел «Документы» в СБИС, чтобы быть в курсе всех событий.
- При возникновении вопросов или проблем, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки СБИС.
Выводы и Заключение
СБИС — это мощный инструмент для работы с документами, который позволяет упростить и ускорить процесс обмена договорами с контрагентами. Используя возможности СБИС, вы можете:
- Быстро отправлять договоры на подпись.
- Подписывать документы электронной подписью.
- Хранить договоры в электронном виде.
- Интегрировать СБИС с другими системами, такими как 1С.
- Управлять документооборотом в одном месте.
Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в основных аспектах работы с договорами в СБИС. Используйте эти знания для оптимизации вашего бизнес-процесса и повышения эффективности работы!
Часто Задаваемые Вопросы:- Как подписать договор в СБИС, если у меня нет ЭП?
- Если у вас нет квалифицированной или неквалифицированной ЭП, вы сможете подписать документ простой электронной подписью.
- Можно ли отправить договор на подпись нескольким контрагентам?
- Да, СБИС позволяет отправлять договор на подпись нескольким контрагентам.
- Как узнать, подписал ли контрагент договор?
- Информация о статусе договора отображается в разделе «Документы».
- Можно ли отменить отправку договора на подпись?
- В некоторых случаях это возможно, но лучше уточнить условия в службе поддержки СБИС.
- Как сохранить договор в формате PDF?
- Вы можете скачать договор в формате PDF из раздела «Документы».
- Что делать, если контрагент не подписал договор?
- Свяжитесь с контрагентом и уточните причину задержки.
- Как узнать, какие документы можно отправить из 1С в СБИС?
- Информацию о поддерживаемых документах можно найти в документации СБИС или уточнить у специалистов.
- Как пригласить контрагента в СБИС, если у него нет email?
- В этом случае можно попробовать связаться с ним иным способом и предложить альтернативные варианты.
- Можно ли использовать СБИС для работы с договорами, заключенными на бумаге?
- Да, вы можете отсканировать бумажный договор и загрузить его в СБИС.
- Как отслеживать историю изменений договора?
- В СБИС есть функция отслеживания истории изменений, которая позволяет увидеть, кто и когда вносил изменения в договор.