Как расшифровывается ДМН в номенклатуре дел
Номенклатура дел — это сердце 🫀 любой организации в плане документооборота. Без четкой системы хранения и классификации документов легко утонуть в бумажной волоките и потерять важную информацию. Чтобы избежать этого хаоса, необходимо понимать, что означают различные отметки и сокращения в номенклатуре дел. Давайте разберемся с самыми распространенными из них, чтобы вы могли уверенно ориентироваться в мире архивного дела.
Что такое номенклатура дел и зачем она нужна? 🤔
Прежде чем мы углубимся в расшифровку отдельных обозначений, давайте определим, что такое номенклатура дел в принципе. Простыми словами, номенклатура дел — это систематизированный список всех дел, которые формируются в процессе деятельности организации. Она служит своеобразным планом хранения документов, обеспечивая их быстрый поиск и надлежащий учет.
Основные функции номенклатуры дел:- Обеспечение учета и сохранности документов 🛡️
- Упрощение поиска необходимой информации 🔎
- Определение сроков хранения документов ⏳
- Основа для формирования архива организации 🏢
- Упорядочение делопроизводства ✍️
ДМН: До минования надобности 🗑️
Аббревиатура ДМН расшифровывается как «До минования надобности». Эта отметка указывает на то, что документы, включенные в дело, имеют ограниченную практическую ценность. Это означает, что они хранятся до тех пор, пока не потеряют свою актуальность.
Важные нюансы, касающиеся отметки ДМН:- Срок хранения: Конкретный срок хранения документов с отметкой ДМН определяет сама организация, исходя из своей практики и потребностей. Однако существует минимальный порог — не менее 1 года.
- Оценка ценности: Важно периодически оценивать, действительно ли документы с отметкой ДМН утратили свою ценность. Возможно, некоторые из них стоит перевести в другую категорию с более длительным сроком хранения.
- Примеры документов: К категории ДМН могут относиться, например, копии писем, черновики, информационные материалы, которые быстро устаревают.
ЭПК: Экспертно-проверочная комиссия 🕵️♀️
Отметка ЭПК (Экспертно-проверочная комиссия) сигнализирует о том, что документы в деле имеют потенциальную историческую или научную ценность.
Что означает "5 л. ЭПК"?Это значит, что дело хранится временно — 5 лет. Но после этого срока Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) должна оценить его. ЭПК решает, нужно ли оставить документы на постоянное хранение в архиве из-за их ценности.
Ключевые моменты, связанные с ЭПК:- Экспертиза ценности: ЭПК проводит экспертизу ценности документов, чтобы определить, какие из них представляют интерес для истории, науки или культуры.
- Изменение срока хранения: По результатам экспертизы срок хранения документов может быть изменен. Если ЭПК признает документы ценными, они будут переданы на постоянное хранение в архив.
- Состав комиссии: В состав ЭПК обычно входят опытные архивисты, историки, специалисты по делопроизводству.
- Повышенное внимание: Документы с отметкой ЭПК требуют особого внимания при обработке и хранении.
ДЗН: До замены новыми 🔄
Аббревиатура ДЗН означает «До замены новыми». Эта отметка применяется к документам, которые теряют свою актуальность после появления новых, обновленных версий.
Примеры документов с отметкой ДЗН:- Старые редакции инструкций и положений
- Устаревшие прайс-листы
- Отмененные приказы
Где хранятся судебные дела? ⚖️
Судебные дела — это особый вид документов, требующий особого порядка хранения. Они не передаются в общие архивные учреждения.
Основные принципы хранения судебных дел:- Хранение в архиве суда: Судебные дела хранятся непосредственно в архиве суда, который их рассматривал.
- Хронологический порядок: Документы в деле подшиваются в хронологическом порядке.
- Постоянное хранение: Судебные дела хранятся постоянно, так как могут потребоваться для повторного рассмотрения или в качестве исторического источника.
Графа 2 номенклатуры дел: Заголовки дел 📑
Графа 2 номенклатуры дел содержит заголовки дел. Эти заголовки должны четко и лаконично отражать содержание документов, которые будут включены в дело.
Примеры заголовков дел:- «Приказы по личному составу»
- «Договоры с поставщиками»
- «Журнал регистрации входящей корреспонденции»
Нумерация дел в номенклатуре: Индексы 🔢
Каждому делу в номенклатуре присваивается индекс. Индекс состоит из нескольких частей, разделенных дефисом.
Пример индекса: 02-03
- 02 — индекс структурного подразделения
- 03 — порядковый номер дела в номенклатуре
- Индексы должны быть уникальными для каждого дела.
- Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных подразделений.
Выводы и заключение 🏁
Понимание обозначений в номенклатуре дел — это важный навык для любого специалиста, работающего с документами. Правильная классификация и хранение документов обеспечивают эффективность работы организации, сохранность ценной информации и соответствие требованиям законодательства.
Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в основных терминах и сокращениях, используемых в номенклатуре дел. Помните, что в случае сомнений всегда можно обратиться к нормативным документам или проконсультироваться с опытными архивистами.
FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓
- Что делать, если я не уверен, какую отметку присвоить документу?
- Обратитесь к специалисту по делопроизводству или архивисту.
- Как часто нужно пересматривать номенклатуру дел?
- Рекомендуется пересматривать номенклатуру дел не реже одного раза в год.
- Где можно найти нормативные документы по делопроизводству и архивному делу?
- В интернете, в справочно-правовых системах, в архивах.
Надеюсь, эта статья была полезной! 🎉