Что написано в штатном расписании
Штатное расписание — это краеугольный камень кадрового делопроизводства в любой организации. Это документ, который четко определяет структуру предприятия, распределение ролей и ответственность каждого сотрудника. Понимание штатного расписания необходимо для эффективного управления персоналом, планирования бюджета и обеспечения соответствия трудовому законодательству. Давайте подробно разберем, что же такое штатное расписание, как его читать и использовать.
Что такое штатное расписание и зачем оно нужно? 📜
Штатное расписание — это локальный нормативный акт организации, который содержит систематизированный перечень:
- Структурных подразделений: Отделы, управления, департаменты и другие организационные единицы компании. 🏢
- Наименований должностей, специальностей, профессий: Четкое определение ролей, которые выполняют сотрудники. 🧑💼👩⚕️👨🍳
- Квалификационных требований: Уровень образования, опыт работы и другие навыки, необходимые для каждой должности. 📚
- Количества штатных единиц: Сколько сотрудников требуется для каждой должности. 🔢
- Должностных окладов: Размер заработной платы, установленный для каждой должности. 💰
- Надбавок: Дополнительные выплаты к окладу (за стаж, квалификацию, особые условия труда и т.д.). ➕
- Месячного фонда заработной платы: Общая сумма заработной платы, выплачиваемая по каждой должности в месяц. 📊
- Оптимизация структуры компании: Помогает выстроить эффективную организационную структуру, избегая дублирования функций и обеспечивая четкое распределение ответственности. 🎯
- Контроль над фондом оплаты труда: Позволяет планировать и контролировать расходы на заработную плату. 📈
- Обоснование приема на работу: Является основанием для заключения трудовых договоров с новыми сотрудниками. 🤝
- Урегулирование трудовых споров: Четкое определение должностных обязанностей помогает избежать конфликтов между работниками и работодателем. ⚖️
- Соответствие трудовому законодательству: Наличие штатного расписания — обязательное требование трудовой инспекции. ✅
Как «читать» штатное расписание: Ключевые элементы 🔍
Чтобы правильно понимать информацию, содержащуюся в штатном расписании, необходимо внимательно изучить каждый его раздел:
- Код структурного подразделения: Уникальный идентификатор каждого отдела или подразделения. Обычно это цифровой код, отражающий иерархию внутри компании. Например, "01" — администрация, "02" — отдел продаж, "02.01" — группа продаж №1. 🔢
- Наименование должности (профессии): Должно быть указано точно в соответствии с квалификационными справочниками (например, ЕТКС или ЕКС). Важно избегать сокращений и использовать именительный падеж. 📝
- Количество штатных единиц: Может быть целым числом (например, 1) или дробным (например, 0,5 — ставка на полдня). 🔢
- Должностной оклад: Фиксированная сумма, выплачиваемая сотруднику за выполнение должностных обязанностей. 💰
- Надбавки: Указываются виды и размеры надбавок (например, за выслугу лет — 10%, за работу во вредных условиях — 4%). ➕
- Примечания: Дополнительная информация, например, о характере работы (разъездная, вахтовый метод и т.д.). ℹ️
Штатный режим: Что это значит? ⚙️
«Штатный режим» работы предприятия означает стабильную, налаженную деятельность, при которой все процессы идут по плану, без сбоев и отклонений. Это как хорошо смазанный механизм, где каждый элемент работает четко и слаженно. ⏰
В контексте штатного расписания, штатный режим подразумевает, что все должности, указанные в расписании, заняты сотрудниками, которые выполняют свои обязанности в соответствии с трудовыми договорами.
Признаки работы в штатном режиме:- Все сотрудники присутствуют на рабочих местах в соответствии с графиком. 🧑💼
- Выполняются все запланированные задачи и проекты. ✅
- Отсутствуют существенные задержки и простои в работе. ⏳
- Соблюдаются правила внутреннего трудового распорядка. 📜
- Поддерживается нормальная рабочая атмосфера в коллективе. 🤝
Должности и профессии в штатном расписании: В чем разница? 🧑💼👷♀️
В штатном расписании указываются как должности, так и профессии. Важно понимать разницу между этими понятиями:
- Должность: Как правило, относится к сотрудникам, занятым умственным трудом (руководители, специалисты, служащие). Примеры: директор, бухгалтер, менеджер, юрист. 🧠
- Профессия: Обычно связана с физическим трудом (рабочие). Примеры: слесарь, токарь, водитель, электромонтер. 💪
Классификация должностей и профессий осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Хранение штатного расписания: Важные сроки ⏳
Штатное расписание — документ, подлежащий постоянному хранению в организации, где оно было разработано и утверждено. Это означает, что его необходимо хранить в течение всего срока деятельности компании.
Если штатное расписание хранится в других организациях (например, в архиве), срок хранения составляет 3 года по номенклатуре дел.
Изменения в штатном расписании: Как правильно вносить? 📝
В штатное расписание можно вносить изменения, если возникает необходимость:
- Ввести новую должность или профессию. ➕
- Упразднить существующую должность или профессию. ➖
- Изменить оклад или надбавки. 💰
- Изменить количество штатных единиц. 🔢
- Изменить наименование структурного подразделения. 🏢
Для внесения изменений необходимо издать приказ (распоряжение) руководителя организации. Сотрудники, которых касаются изменения, должны быть уведомлены об этом заранее (обычно за 2 месяца).
Как удалить позицию из штатного расписания:- Откройте раздел "Кадры — Штатное расписание". 🏢
- Перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание». 📝
- Нажмите кнопку «Закрыть позицию» напротив нужной должности. ❌
- Сохраните изменения. ✅
Наименование должностей: Точность и соответствие 🎯
При указании наименований должностей в штатном расписании необходимо соблюдать следующие правила:
- Использовать именительный падеж. 📝
- Избегать сокращений. 🚫
- Указывать должность точно в соответствии с квалификационными справочниками. 📚
- Учитывать квалификационные требования (например, «инженер-технолог», «инженер-конструктор»). ⚙️
- Различать должности с разным уровнем ответственности (например, «младший специалист», «старший специалист», «ведущий специалист»). 🌟
Код в штатном расписании: Зачем он нужен? 🔢
Код структурного подразделения в штатном расписании — это цифровой идентификатор, который позволяет определить место каждого отдела или подразделения в организационной структуре компании.
Количество цифр в коде зависит от сложности структуры организации. Например, в небольшой компании код может состоять из одной-двух цифр, а в крупной корпорации — из нескольких уровней (например, "01.02.03").
Структура штата: Визуализация организации 📊
Штатная структура — это схема, которая наглядно отображает все структурные единицы компании, их иерархию, полномочия и взаимодействие между собой. Это как карта организации, которая помогает понять, кто кому подчиняется, за что отвечает и как все элементы работают вместе. 🗺️
Штатная структура может быть представлена в виде иерархической схемы, где на вершине находится высшее руководство, а ниже располагаются подразделения и отдельные сотрудники.
Выводы и заключение 🏁
Штатное расписание — это важный инструмент управления персоналом, который позволяет эффективно организовать работу компании, контролировать расходы на заработную плату и обеспечивать соответствие трудовому законодательству. Понимание штатного расписания необходимо для всех сотрудников, особенно для руководителей и специалистов кадровой службы. Регулярный анализ и своевременное внесение изменений в штатное расписание позволяют поддерживать актуальность документа и обеспечивать эффективную работу организации. 🏢
FAQ: Ответы на часто задаваемые вопросы ❓
Вопрос: Обязательно ли иметь штатное расписание?
Ответ: Да, наличие штатного расписания является обязательным требованием трудового законодательства для всех организаций. ✅
Вопрос: Как часто нужно обновлять штатное расписание?
Ответ: Обновлять штатное расписание необходимо при возникновении изменений в организационной структуре компании, изменении окладов, введении новых должностей или упразднении существующих. 🔄
Вопрос: Можно ли вносить изменения в штатное расписание в течение года?
Ответ: Да, вносить изменения в штатное расписание можно в любое время, если возникает такая необходимость. Главное — правильно оформить изменения и уведомить сотрудников. 📝
Вопрос: Где можно найти квалификационные справочники для определения наименований должностей?
Ответ: Квалификационные справочники (ЕТКС и ЕКС) можно найти в интернете или приобрести в специализированных магазинах. 📚
Вопрос: Что делать, если должность сотрудника не соответствует штатному расписанию?
Ответ: Необходимо внести изменения в штатное расписание или перевести сотрудника на другую должность, соответствующую его фактическим обязанностям. ➡️