Какую дату ставить в накладной
Товарная накладная — это ключевой документ в хозяйственной деятельности любой организации. Она подтверждает факт передачи товаров от поставщика к покупателю. В этом документе важна каждая деталь, особенно даты. Давайте разберемся, какие даты нужно указывать в накладной и как это правильно делать, чтобы избежать проблем с бухгалтерией и налоговой инспекцией. 🧐
В товарной накладной, как правило, выделяют три основных даты:
- Дата составления накладной: Это момент, когда документ был фактически оформлен и подписан. Обычно она располагается в верхней части накладной, рядом с её номером. Эта дата определяет, когда была зафиксирована передача товара на бумаге. 📝
- Дата отгрузки товара: Эта дата фиксирует день, когда товар был физически передан со склада поставщика и отправлен в адрес покупателя. Она обычно указывается в нижней левой части накладной, рядом с подписью лица, ответственного за отпуск товара. Важно, чтобы эта дата соответствовала реальному дню отгрузки. 🚚
- Дата получения товара: Эта дата подтверждает, что покупатель принял товар. Она ставится в нижней правой части накладной, рядом с подписью уполномоченного представителя грузополучателя. Этот момент важен для подтверждения факта передачи товара и начала отсчета гарантийного срока (если он предусмотрен). 📦
Дата в ТОРГ-12: Особенности оформления 🧾
Форма ТОРГ-12 — это унифицированный документ, используемый для учета торговых операций. Обычно в конце каждого месяца, который считается отчетным периодом, формируется итоговая форма ТОРГ-12, в которой суммируются все поставки за этот период.
- Дата в ТОРГ-12: Эта дата должна совпадать с датой последней транспортной накладной, включенной в отчетный период. Это гарантирует, что все операции за месяц учтены и отражены в отчетности.
- Периодичность оформления: Важно закрепить периодичность оформления товарно-транспортных накладных (ТТН) в учетной политике организации. Это позволит избежать разногласий и споров с контролирующими органами. 🗓️
Что именно фиксируется в накладной? 📝
Накладная — это не просто формальность, а важный юридический документ. Она служит подтверждением факта передачи товара от одного лица (поставщика) к другому (покупателю).
- Содержание накладной: В накладной указывается наименование товара, его количество, цена за единицу и общая стоимость. Представьте, что вы заказываете офисные принадлежности. В накладной будет указано, сколько ручек, карандашей, бумаги и других товаров вы приобрели, а также их стоимость. 🗂️
- Значение накладной: Накладная является основанием для бухгалтерского учета как у поставщика, так и у покупателя. Она подтверждает факт совершения хозяйственной операции и используется для начисления налогов.
Исправления в накладной: Допустимо ли и как правильно? ✍️
Внесение исправлений в накладную — это деликатный вопрос, требующий особого внимания.
- Требования к оформлению: Согласно инструкции, все реквизиты в бланках строгой отчетности должны быть заполнены разборчиво и четко. Подчистки и помарки недопустимы. 🚫
- Правила исправления: Если ошибка все же допущена, исправление должно быть оформлено таким образом, чтобы можно было установить дату внесения исправления, основание для исправления и лицо, которое его внесло. Это обычно делается путем зачеркивания ошибочной записи, внесения правильной записи рядом и заверения исправления подписью и печатью (если она есть). 🖋️
Дата в письме: Где ее разместить? ✉️
Дата — важный элемент любого делового письма. Она позволяет идентифицировать документ и определить его актуальность.
- На бланке организации: Если письмо оформляется на фирменном бланке организации, дата обычно указывается в специально отведенном для этого месте, как правило, в верхней части бланка. 🏢
- Без бланка: Если письмо оформляется не на бланке, дата указывается ниже текста письма, рядом с подписью отправителя.
- Совместные документы: Если документ составляется совместно несколькими организациями, указывается единая дата — самая поздняя из дат, проставленных каждой организацией.
Рукописные дополнения в счет-фактуре: Разрешено ли? 🧾
Вопрос о возможности внесения рукописных дополнений в счет-фактуру часто вызывает споры.
- Законодательные требования: В действующем законодательстве нет четких указаний относительно цвета чернил или типа ручки, которые должны использоваться при заполнении счета-фактуры. Главное, чтобы информация была читаемой и понятной.
- Практические рекомендации: На практике рекомендуется использовать синие или черные чернила, чтобы обеспечить долговечность записи и избежать ее выцветания со временем. 🖊️
Выводы и заключение 🏁
Правильное оформление дат в накладных и других бухгалтерских документах — это залог успешной работы любой организации. Соблюдение простых правил и рекомендаций позволит избежать ошибок и проблем с контролирующими органами. Важно помнить, что каждый документ должен быть оформлен аккуратно и в соответствии с требованиями законодательства.
FAQ ❓
- Что делать, если дата отгрузки и дата составления накладной не совпадают?
- В таком случае необходимо указать обе даты в соответствующих полях накладной. Дата составления отражает момент оформления документа, а дата отгрузки — фактическую дату передачи товара.
- Можно ли использовать электронную подпись в накладной?
- Да, использование электронной подписи допускается, если это предусмотрено соглашением между сторонами и соответствует требованиям законодательства об электронной подписи.
- Как исправить ошибку в дате, если накладная уже подписана обеими сторонами?
- В этом случае необходимо составить акт об исправлении ошибки, который должен быть подписан обеими сторонами. В акте указывается ошибочная дата, правильная дата и основание для исправления.
- Нужно ли указывать время в дате накладной?
- Указывать время в дате накладной не обязательно, если это не предусмотрено внутренними правилами организации или требованиями законодательства.
- Что делать, если в накладной не указана дата?
- Отсутствие даты в накладной может привести к признанию документа недействительным. В этом случае необходимо оформить новую накладную с указанием всех необходимых реквизитов.