Как добавить подразделение в диадок

Этот подробный гайд поможет вам освоить все тонкости работы с сервисом Диадок, включая добавление подразделений, сотрудников, контрагентов и сертификатов. Мы разберем каждый шаг, предоставим полезные советы и ответим на часто задаваемые вопросы. Готовы погрузиться в мир электронного документооборота? 🚀

Добавление подразделения в Диадок: шаг за шагом 🏢

Работа с подразделениями в Диадоке — важная часть организации документооборота в крупных компаниях. Давайте разберемся, как это сделать максимально эффективно.

1. Доступ к настройкам подразделений: Первым делом вам нужно попасть в нужный раздел настроек. Для этого зайдите в свой аккаунт Диадок. В верхнем меню или боковой панели найдите раздел «Настройки». Обратите внимание, что расположение этого раздела может немного отличаться в зависимости от версии интерфейса. Иногда он может называться «Администрирование» или иметь похожий вариант названия. После того, как вы нашли «Настройки», ищите пункт «Подразделения». Вот вы и на месте! 🎉
2. Обзор списка подразделений: После перехода в раздел «Подразделения» вы увидите список уже существующих подразделений вашей организации. Диадок отображает краткие, понятные названия, что значительно упрощает навигацию и понимание иерархической структуры. Вы сразу увидите, какое подразделение кому подчиняется. Это очень удобно для контроля и управления документами. Обратите внимание на возможность сортировки списка по различным параметрам (например, по названию или дате создания). Это поможет вам быстро найти нужное подразделение. 🔎
3. Добавление нового подразделения: Теперь, когда вы ознакомились со списком, пришло время добавить новое подразделение. Нажмите на кнопку «Добавить подразделение». Обычно она расположена в верхней части страницы, но может находиться и в другом месте, в зависимости от дизайна интерфейса. После нажатия кнопки откроется форма для ввода информации о новом подразделении. Вам потребуется указать полное и сокращенное название, а также, возможно, другие необходимые данные, такие как руководитель подразделения, местоположение и т.д. Внимательно заполните все поля, чтобы избежать ошибок. Проверьте правильность введенных данных перед сохранением. ✅
4. Иерархия и подчиненность: При добавлении нового подразделения обратите внимание на возможность указания его подчиненности другому подразделению. Это важно для построения четкой иерархии и правильного распределения документов. Диадок позволяет создавать древовидную структуру подразделений, отражающую организационную структуру вашей компании. Правильное построение иерархии упростит работу с документами и обеспечит их правильное маршрутизацию. 🌳

Выбор подразделения в Диадоке: быстрый и удобный доступ 🎯

Выбор нужного подразделения в Диадоке — это элементарная операция, но знание правильного пути сэкономит ваше время.

1. Переходим в раздел «Настройки»: Как и при добавлении, начинаем с раздела «Настройки». Помните, что его название может немного варьироваться. Найдите его и перейдите внутрь.
2. Выбираем «Подразделения»: Внутри раздела «Настройки» найдите и выберите пункт «Подразделения». Это приведет вас к списку всех подразделений вашей организации.
3. Отслеживание иерархии: Список подразделений в Диадоке разработан таким образом, чтобы удобно отображать иерархию. Вы сразу видите, какое подразделение подчиняется другому. Это помогает быстро ориентироваться в структуре компании и выбирать нужное подразделение. Иерархическая структура отображается визуально, что делает навигацию интуитивно понятной. 🗂️

Добавление организации (контрагента) в Диадок: расширение деловых связей 🤝

Добавление контрагентов — это ключевой момент в работе с Диадоком. Давайте разберем, как это сделать правильно.

1. Раздел «Контрагенты»: В вашем аккаунте Диадок найдите раздел «Контрагенты». Он обычно находится в главном меню или на боковой панели.
2. Поиск и приглашение: Внутри раздела «Контрагенты» вы найдете функцию «Поиск и приглашение». Это инструмент для быстрого добавления новых контрагентов.
3. Поиск по ИНН или названию: Введите ИНН или полное/сокращенное название организации в строку поиска. Диадок предоставит вам список подходящих организаций. Система поиска очень эффективна, она быстро выдает результаты, даже если вы ввели неполное название или допустили опечатку. 🔍
4. Отправка приглашения: После того, как вы нашли нужную организацию, наведите курсор на ее название. Появится кнопка «Отправить приглашение». Нажмите на нее. Диадок автоматически отправит приглашение контрагенту на подключение к Диадоку. После того, как контрагент примет приглашение, вы сможете обмениваться с ним документами. ✉️

Добавление сотрудника в Диадок: расширение команды 👨‍💼👩‍💼

Добавление нового сотрудника в Диадок — это простой, но важный процесс.

1. Раздел «Настройки» → «Сотрудники»: Перейдите в раздел «Настройки», а затем выберите пункт «Сотрудники». Это откроет список уже добавленных сотрудников.
2. Кнопка «Добавить сотрудника»: На странице списка сотрудников найдите кнопку «Добавить сотрудника». Нажмите на нее.
3. Добавление по сертификату КЭП: В открывшемся окне выберите способ добавления — «По сертификату КЭП». Это наиболее распространенный и безопасный способ.
4. Загрузка открытого ключа: Нажмите «Загрузить открытый ключ». Выберите файл открытого ключа сотрудника (обычно с расширением *.cer или *.p7b). Убедитесь, что файл выбран правильно. После загрузки, нажмите «Открыть». Диадок проверит сертификат и добавит сотрудника в систему. 🔑

Добавление контрагента по идентификатору (ИНН): быстрый доступ 💨

Этот способ позволяет быстро добавить контрагента, если вы знаете его ИНН.

1. Раздел «Контрагенты» → "+ Поиск и приглашение": Перейдите в раздел «Контрагенты» и нажмите "+ Поиск и приглашение".
2. Ввод ИНН: Введите ИНН контрагента в строку поиска. Диадок найдет организацию по этому идентификатору.
3. Выбор контрагента и отправка приглашения: Выберите нужную организацию из списка результатов поиска. Наведите курсор на ее название, и нажмите появившуюся кнопку «Отправить приглашение». Контрагент получит уведомление о приглашении. 📧

Добавление сертификата сотрудника: обеспечение безопасности 🔒

Сертификат — это ключ к безопасной работе в Диадоке. Давайте разберемся, как добавить новый сертификат.

1. Выход из Диадока: Первым делом, выйдите из системы Диадок. Это важно для правильного обновления сертификата.
2. Выбор сертификата на странице входа: На странице входа в Диадок найдите вкладку «Сертификат». Выберите новый сертификат из списка доступных.
3. Указание сертификата в настройках: После входа, перейдите в «Настройки» → «Персональные настройки» → «Сертификаты и доверенности». Убедитесь, что новый сертификат указан в качестве основного. Это завершит процесс добавления. 🔄

Добавление КЭП в Диадок: безопасность на высшем уровне 💪

Добавление КЭП (квалифицированной электронной подписи) сотрудника — обязательный этап для обеспечения безопасности электронного документооборота.

1. Раздел «Настройки» → «Сотрудники» → «Добавить сотрудника»: Перейдите в раздел «Настройки», затем выберите «Сотрудники», и нажмите «Добавить сотрудника».
2. Добавление по сертификату КЭП: Выберите способ добавления «По сертификату КЭП».
3. Загрузка открытого ключа: Нажмите «Загрузить открытый ключ», выберите файл ключа и нажмите «Открыть». Система проверит подлинность сертификата и добавит сотрудника. После этого сотрудник сможет использовать Диадок. Важно: убедитесь, что у вас есть права администратора для добавления сотрудников. 👮‍♂️

Полезные советы и выводы

• Регулярно обновляйте сертификаты: Срок действия сертификатов ограничен. Следите за сроками и своевременно обновляйте их, чтобы избежать проблем с доступом.
• Проверяйте правильность данных: При добавлении подразделений, сотрудников и контрагентов внимательно проверяйте правильность введенной информации. Ошибки могут привести к проблемам в работе.
• Используйте актуальную версию браузера: Для корректной работы Диадока используйте современный браузер с последними обновлениями.
• Обращайтесь в службу поддержки: Если у вас возникли проблемы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки Диадока. Специалисты помогут вам решить любые вопросы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Что делать, если я забыл пароль от Диадока? Воспользуйтесь функцией восстановления пароля на странице входа.
• Как удалить подразделение в Диадоке? Обратитесь в службу поддержки Диадока для удаления подразделения.
• Можно ли добавить сотрудника без сертификата КЭП? Нет, для работы в Диадоке необходим сертификат КЭП.
• Как изменить название подразделения? В разделе «Настройки» → «Подразделения» найдите нужное подразделение и отредактируйте его название.
• Где найти информацию о статусе приглашения контрагента? В разделе «Контрагенты» вы можете отслеживать статус приглашений.

Надеюсь, это руководство помогло вам разобраться с добавлением подразделений, сотрудников, контрагентов и сертификатов в Диадоке! Успешной работы! ✨