Как в контур диадок редактировать документ
В современном бизнесе электронный документооборот (ЭДО) стал неотъемлемой частью эффективной работы. Контур.Диадок 🤝 — одна из ведущих платформ для обмена электронными документами, которая помогает оптимизировать бизнес-процессы и существенно сократить время на обработку документов. Но что делать, если после отправки документа обнаружилась ошибка? Или если нужно заменить один документ другим? Или, может быть, вы хотите отменить отправленный документ? В этой статье мы разберем все тонкости работы с документами в Контур.Диадок, чтобы вы могли с легкостью справляться с любыми ситуациями.
Редактирование Исходящего УПД в Контур.Диадок: Исправление Ошибок
Представьте себе, что вы отправили УПД (универсальный передаточный документ) 📄, а потом обнаружили ошибку в данных. Не паникуйте! Контур.Диадок предоставляет возможность исправить ошибку, отправив уточнение.
Как это сделать?- Открываем УПД. Находим нужный УПД в списке исходящих документов и кликаем на его название. Это как открыть папку с важным письмом ✉️, чтобы проверить его содержание.
- Отправляем уточнение. В карточке документа находим ссылку «Отправить уточнение». Это как нажать на кнопку «Редактировать» в текстовом редакторе. Далее выбираем «Создать исправление». Это как создать новый черновик для исправленного письма.
- Указываем номер и дату исправления. Каждый документ — это история. Важно зафиксировать номер исправления, чтобы можно было отследить все изменения. Также указываем дату, когда внесли правки, как в журнале событий 📅.
- Вносим необходимые изменения. Теперь настало время исправить ошибку. Внимательно проверяем все данные и вносим корректировки. Это как исправлять опечатки в тексте, чтобы сделать его идеальным.
- Подписываем и отправляем. После внесения всех исправлений, подписываем документ своей электронной подписью ✒️ и отправляем контрагенту. Это как отправить исправленное письмо получателю.
- Статус УПД меняется на «Исправлен». Система автоматически меняет статус документа на «Исправлен». Это как пометка «Исправлено» на письме, чтобы все знали, что документ обновлен.
- Исправление УПД — это способ внести коррективы в уже отправленный документ.
- В исправлении можно менять любые данные: наименование товара, количество, сумму и т.д.
- Исправление УПД отправляется контрагенту, и он должен его принять.
- После отправки исправления, предыдущая версия УПД становится недействительной.
Замена Документа в Диадоке: Обновление Информации
Иногда возникает необходимость заменить один документ другим. Например, если вы отправили неверную версию договора 📜 или хотите обновить информацию в счете-фактуре. В Контур.Диадок есть возможность легко переотправить документ, заменив его новой версией.
Как это сделать?- Проверяем статус документа. Важно убедиться, что документ не был удален из Диадока. Если документ удален, то заменить его не получится.
- Переходим в раздел «Исходящие». В этом разделе находятся все документы, которые вы отправили ранее.
- Открываем пакет документов. Находим нужный пакет документов и открываем его, дважды щелкнув левой кнопкой мыши. Это как открыть архив с документами, чтобы найти нужный файл.
- Нажимаем «Переотправить». Эта кнопка позволяет создать новый документ, который заменит старый. Это как создать новую версию файла и отправить ее вместо старой.
- Формируем новый документ. После нажатия «Переотправить» система предложит вам сформировать новый документ с обновленными данными. Это как заполнить новый шаблон документа с актуальной информацией.
- При переотправке документа, старый документ остается в системе, но его статус меняется на «Заменен».
- Новый документ заменяет старый только для контрагента, которому он отправляется.
- При переотправке важно убедиться, что все данные в новом документе корректны.
Настройка Контур.Диадок в Контуре: Подключение к Системе
Для начала работы с Контур.Диадок необходимо установить и настроить его в системе Контур. Это как подключить телефон к интернету 📶, чтобы начать пользоваться всеми его функциями.
Как настроить Диадок в Контуре?- Выбираем Диадок в списке сервисов. В окне веб-диска Контура находим сервис Диадок и выбираем его.
- Запускаем проверку системы. Система проверит, есть ли все необходимые компоненты для работы с Диадоком.
- Настраиваем компьютер. После проверки системы нажимаем кнопку «Настроить компьютер». Система автоматически установит все необходимые компоненты.
- Перезагружаем компьютер (при необходимости). После установки компонентов может потребоваться перезагрузка компьютера. Это как перезагрузка телефона после установки нового приложения.
- Повторяем действия. После перезагрузки заходим на i.kontur.ru и повторяем шаги 1-3.
- Убедитесь, что у вас есть права администратора на компьютере.
- Перед началом настройки отключите антивирусные программы.
- Если у вас возникли проблемы с настройкой, обратитесь в службу поддержки Контура.
Загрузка Документа в Контур.Диадок: Отправка Файлов
Отправка документов — это основная функция Контур.Диадок. Вы можете загрузить документ с компьютера или создать его прямо в системе.
Как загрузить документ?- Переходим в раздел «Документы». В этом разделе находятся все документы, которые вы можете отправить.
- Нажимаем «Новый документ». Эта кнопка открывает страницу загрузки документа.
- Загружаем файл с компьютера. Выбираем файл с компьютера и загружаем его в систему.
- Создаем документ в редакторе. Если у вас нет готового файла, вы можете создать документ прямо в редакторе Контур.Диадок.
Диадок поддерживает различные форматы файлов. Для формализованных документов (например, УПД, счетов-фактур) используется формат XML, утвержденный ФНС. Для неформализованных документов можно использовать любые форматы: DOC, XLSX, PDF, JPG и т.д.
Отмена Подписанного Документа в Диадоке: Возврат Отправленного
Иногда после отправки документа обнаруживается ошибка, и нужно его отменить. В Контур.Диадок есть возможность отозвать подписанный документ, но важно помнить, что это возможно не всегда.
Как отменить отправку документа?- Выбираем документ. Если документ один, открываем его. Если несколько, ставим галочки напротив нужных файлов.
- Нажимаем «Аннулировать». Эта кнопка открывает окно с подсказкой.
- Указываем причину аннулирования. В окне нужно указать причину, по которой вы хотите аннулировать документ.
- Подписываем и отправляем контрагенту. После указания причины аннулирования, подписываем документ и отправляем его контрагенту.
- Отзыв документа возможен только до того, как контрагент его примет.
- Если контрагент уже принял документ, отозвать его будет невозможно.
- Причина аннулирования должна быть обоснованной.
Изменение Подписанта в Диадоке: Настройка Полномочий
В каждой компании есть сотрудники, которые уполномочены подписывать документы. Если нужно изменить подписанта, это можно сделать через настройки системы.
Как изменить подписанта?- Переходим в раздел «Настройки». В этом разделе находятся все настройки системы.
- Выбираем «Сотрудники». В этом разделе находятся все сотрудники компании.
- Открываем профиль нужного сотрудника. Находим сотрудника, которого нужно изменить.
- Переходим на вкладку «Сертификаты и доверенности». В этой вкладке можно изменить полномочия подписанта.
- Изменять подписанта может только пользователь с правами администратора.
- При изменении подписанта важно убедиться, что новый подписант имеет соответствующие полномочия.
Перенаправление Документа в Диадоке: Повторная Отправка
Если нужно повторно отправить документ, например, другому контрагенту, можно использовать функцию перенаправления.
Как перенаправить документ?- Открываем карточку документа. Находим нужный документ и открываем его карточку.
- Нажимаем «Переотправить». Эта кнопка открывает окно со списком связанных документов.
- Выбираем документ для отправки. Выбираем документ, который нужно отправить заново.
- Нажимаем «Переотправить». Система отправит выбранный документ.
- Перенаправление документа — это способ отправить его другому контрагенту или повторно отправить тому же контрагенту.
- При перенаправлении документа, старый документ остается в системе.
Форматы Файлов для Диадока: XML и Другие
В Диадоке используются различные форматы файлов. Для формализованных документов используется формат XML, который утвержден ФНС. Для неформализованных документов можно использовать любые форматы: DOC, XLSX, PDF, JPG и т.д.
Важно помнить:- Формат XML используется для формализованных документов, таких как УПД, счета-фактуры и т.д.
- Формат XML содержит структурированную информацию о документе.
- Для неформализованных документов можно использовать любые форматы, которые поддерживает Диадок.
Советы и Заключение
Советы по работе с Контур.Диадок:- Перед отправкой документа всегда проверяйте его корректность.
- Используйте функцию «Предварительный просмотр», чтобы убедиться, что документ выглядит правильно.
- Храните копии всех отправленных и полученных документов.
- Регулярно обновляйте программное обеспечение Контур.Диадок.
- Если у вас возникли проблемы, обращайтесь в службу поддержки.
Заключение
Контур.Диадок — это мощный инструмент для работы с электронными документами. Он позволяет оптимизировать бизнес-процессы, сократить время на обработку документов и повысить эффективность работы. Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в основных функциях Контур.Диадок и научиться эффективно использовать его возможности.
Частые вопросы:- Можно ли отменить отправку документа после того, как контрагент его принял? — Нет, после принятия документа контрагентом, отозвать его уже нельзя.
- Какие форматы файлов поддерживает Контур.Диадок? — Контур.Диадок поддерживает различные форматы файлов, включая XML, DOC, XLSX, PDF, JPG и другие.
- Как настроить Контур.Диадок на компьютере? — Для настройки Контур.Диадок необходимо зайти в веб-диск Контура, выбрать сервис Диадок и следовать инструкциям на экране.
- Как отредактировать отправленный УПД? — Для редактирования отправленного УПД необходимо отправить уточнение с исправленными данными.
- Как заменить один документ другим? — Для замены документа необходимо перейти в карточку документа и нажать кнопку «Переотправить».
- Можно ли изменить подписанта в Диадоке? — Да, изменить подписанта может пользователь с правами администратора через настройки системы.
- Как перенаправить документ на другого контрагента? — Для перенаправления документа необходимо открыть его карточку и нажать кнопку «Переотправить», выбрав нужный документ и контрагента.
- В каком формате должен быть документ для отправки в Диадоке? — Формализованные документы должны быть в формате XML, а неформализованные — в любом поддерживаемом формате.
- Что делать, если возникли проблемы с работой Контур.Диадок? — Если у вас возникли проблемы, обратитесь в службу поддержки Контур.Диадок.
- Как узнать статус отправленного документа? — Статус отправленного документа можно узнать в карточке документа.