Как отключить документооборот в СБИС
Система электронного документооборота (СБИС) — это мощный инструмент для автоматизации бизнес-процессов, который помогает компаниям оптимизировать работу с документами и ускорить взаимодействие с контрагентами. Однако, в некоторых ситуациях может возникнуть необходимость отключить документооборот, аннулировать электронный документ или разорвать связь с контрагентом. В этой статье мы подробно разберем все нюансы управления документооборотом в СБИС, чтобы вы могли с легкостью ориентироваться в системе и эффективно решать любые задачи.
Что такое документооборот в СБИС и зачем он нужен
Документооборот в СБИС — это набор инструментов и функций, позволяющих компаниям создавать, отправлять, получать, хранить и обрабатывать электронные документы в соответствии с законодательством РФ. 🧾
- Упрощение взаимодействия с контрагентами: СБИС позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, которые также подключены к системе. 🤝 Это значительно ускоряет процесс обмена документами, снижает риск ошибок и потерь, а также экономит время и ресурсы.
- Автоматизация бизнес-процессов: СБИС автоматизирует многие рутинные операции, связанные с обработкой документов, такие как формирование, отправка, регистрация и хранение. 🤖 Это освобождает время сотрудников для решения более важных задач.
- Повышение безопасности: Электронные документы в СБИС защищены от несанкционированного доступа и изменения. 🔐 Система обеспечивает высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных.
- Соответствие законодательству: СБИС соответствует всем требованиям законодательства РФ в области электронного документооборота. ⚖️ Это позволяет компаниям быть уверенными в правовой чистоте своих операций.
- Уменьшение расходов: Использование СБИС для документооборота позволяет сократить расходы на бумагу, печать, почтовые отправления и хранение документов. 💰
Как отключить документооборот в СБИС
Если по каким-либо причинам вам необходимо отключить документооборот в СБИС, вы можете сделать это следующим образом:
- Перейдите в раздел "Документы/Входящие".
В этом разделе отображаются все входящие электронные документы.
- Нажмите на иконку настроек⚙️ в правом верхнем углу.
Эта иконка обычно выглядит как шестеренка и открывает меню дополнительных настроек.
- Наведите курсор на блок с правилом документооборота, который вы хотите отключить.
Правила документооборота определяют, как обрабатываются электронные документы в системе.
- Нажмите на иконку с тремя точками ... и выберите действие «Удалить» или «Деактивировать».
Выбор действия зависит от того, хотите ли вы полностью удалить правило или просто временно отключить его.
- Подтвердите действие.
Система запросит подтверждение перед удалением или деактивацией правила.
Важно! ⚠️ Удаление или деактивация правила документооборота может повлиять на работу других функций системы. Перед выполнением этих действий убедитесь, что вы понимаете возможные последствия.
Как отключить документооборот в СБИС ЭДО
Процесс отключения документооборота в СБИС ЭДО (электронный документооборот) аналогичен описанному выше.
- Перейдите в раздел "Документы/Входящие".
Этот раздел является центральным для управления входящими документами.
- Нажмите на иконку настроек⚙️ в правом верхнем углу.
Настройки позволяют изменять параметры работы с документами.
- Наведите курсор на блок с правилом, которое отвечает за работу ЭДО.
Правила определяют, какие действия выполняются с электронными документами.
- Нажмите на иконку с тремя точками ... и выберите действие «Удалить» или «Деактивировать».
Удаление полностью удаляет правило, а деактивация только временно отключает его.
- Подтвердите действие.
Система запросит подтверждение, чтобы избежать случайного удаления или отключения важных настроек.
Обратите внимание! Отключение документооборота в СБИС ЭДО может привести к тому, что вы не сможете отправлять и получать электронные документы.
Как отменить электронный документ в СБИС
Аннулирование электронного документа — это процесс, который позволяет отменить ранее отправленный документ. 🚫 Однако, важно помнить, что аннулировать электронный документ в одностороннем порядке нельзя.
- Отправить запрос на аннулирование.
Если вы хотите аннулировать электронный документ, вам необходимо отправить запрос на аннулирование контрагенту.
- Контрагент должен подтвердить запрос.
Контрагент, получивший запрос на аннулирование, должен его подтвердить.
- Только один запрос на аннулирование.
Отправить запрос на аннулирование можно только один раз.
- Отказ контрагента.
Если контрагент отклоняет запрос на аннулирование, аннулировать документ можно только с помощью произвольного документа или в судебном порядке.
В каких случаях может потребоваться аннулирование электронного документа?- Ошибки в документах.
- Изменение условий сделки.
- Отмена сделки.
Важно! ⚠️ Будьте внимательны при отправке электронных документов, чтобы избежать необходимости их аннулирования.
Как отключиться от СБИС
Если вы решили полностью отказаться от услуг СБИС, вы можете удалить свой профиль в системе.
- Перейдите в раздел "Моя страница/О себе".
В этом разделе вы можете управлять своими личными данными и настройками.
- Нажмите на иконку с тремя точками ... и выберите «Удалить профиль».
Это действие приведет к удалению вашего профиля из системы.
- Подтвердите действие.
Система запросит подтверждение перед удалением профиля, чтобы предотвратить случайное удаление.
Важно! ⚠️ Удаление профиля приведет к потере всех данных, связанных с вашим профилем. Перед удалением профиля обязательно сохраните все важные данные.
Альтернативный способ удаления профиля:- Перейдите в раздел "Настройки/Безопасность".
- Выберите «Удалить профиль».
- Подтвердите действие.
Как остановить процесс в документообороте
В некоторых случаях может потребоваться остановить процесс документооборота. Например, если вы обнаружили ошибку в документе или хотите внести изменения в процесс.
Два варианта остановки процесса:- Нажать кнопку «Остановить».
Это действие временно приостанавливает процесс.
Вы можете возобновить процесс в любой момент, нажав кнопку «Продолжить».
- Нажать кнопку «Прервать».
Это действие необратимо.
Процесс будет полностью остановлен, и вы не сможете его возобновить.
Как прервать документооборот СБИС
Прервать документооборот в СБИС можно путем аннулирования документа.
- Откройте раздел с документами.
Например, "Документы/Исходящие" или "Бизнес/Продажи/CRM/Документы".
- Наведите курсор на документ, который вы хотите аннулировать.
- Нажмите на иконку с тремя точками ... и выберите «Аннулировать».
- В поле «Комментарий» укажите причину аннулирования.
- Нажмите «Аннулировать».
Важно! ⚠️ Аннулирование документа может повлиять на другие связанные с ним документы.
Как включить документооборот в СБИС
Если вы хотите начать использовать электронный документооборот в СБИС, вам необходимо убедиться, что он включен для вашей организации.
- Перейдите в раздел "Настройки/Наши компании".
- Откройте карточку вашей организации.
- Перейдите в раздел «Документы».
- Проверьте статус документооборота:
- Документооборот подключен: Вы можете отправлять и получать документы по ЭДО.
- Документооборот не подключен: Вам нужно подключить документооборот, чтобы начать использовать его.
Как разорвать связь между документами в СБИС
В некоторых случаях может потребоваться разорвать связь между документами. Например, если вы хотите отменить связь между заказом и накладной.
- Откройте документ-основание.
- В списке связанных документов найдите документ, связь с которым вы хотите разорвать.
- Нажмите на иконку с тремя точками ... и выберите «Удалить связь».
- Подтвердите удаление связи, нажав «Да».
Советы по работе с документооборотом в СБИС
- Внимательно изучите правила документооборота.
Правила определяют, как обрабатываются документы в системе.
- Проверьте настройки вашей организации.
Убедитесь, что документооборот включен для вашей организации.
- Будьте внимательны при отправке электронных документов.
Проверьте правильность заполнения всех реквизитов.
- Сохраняйте копии важных документов.
Это позволит избежать проблем в случае потери или повреждения документов.
- Используйте функции поиска и фильтрации.
Это поможет быстро найти нужный документ.
- Регулярно обновляйте СБИС.
Это позволит использовать все новые функции и возможности системы.
- Обращайтесь в службу поддержки СБИС при возникновении вопросов.
Специалисты службы поддержки помогут вам разобраться в любых вопросах, связанных с работой СБИС.
Выводы
Система электронного документооборота СБИС — это удобный и эффективный инструмент для управления документами. Она позволяет автоматизировать многие рутинные операции, повысить безопасность и конфиденциальность данных, а также снизить расходы. В этой статье мы рассмотрели основные функции СБИС, связанные с управлением документооборотом, включая отключение, аннулирование и разрыв связей. Надеемся, что эта информация поможет вам эффективно использовать СБИС для оптимизации вашего бизнеса.
Частые вопросы
- Можно ли аннулировать электронный документ без согласия контрагента?
Нет, аннулировать электронный документ без согласия контрагента нельзя.
- Как подключить документооборот в СБИС?
Обратитесь в службу поддержки СБИС.
- Что делать, если контрагент отклонил запрос на аннулирование документа?
Аннулировать документ можно только с помощью произвольного документа или в судебном порядке.
- Как найти нужный документ в СБИС?
Используйте функции поиска и фильтрации.
- Как сохранить копию электронного документа?
Используйте функцию «Печать» или «Экспорт».
- Что делать, если я забыл пароль от СБИС?
Воспользуйтесь функцией «Восстановление пароля».
- Как связаться со службой поддержки СБИС?
На сайте СБИС есть раздел «Поддержка».
- Можно ли использовать СБИС на мобильных устройствах?
Да, СБИС имеет мобильное приложение.
- Какие документы можно отправлять через СБИС?
Через СБИС можно отправлять практически любые документы, в том числе счета-фактуры, накладные, акты, договора.
- Безопасно ли хранить документы в СБИС?
Да, СБИС обеспечивает высокий уровень безопасности данных.
Надеюсь, эта статья была вам полезна! Удачной работы с СБИС! 🍀