Что нового в кадровом делопроизводстве 2024 года
2024 год принесет ряд важных изменений в сфере кадрового делопроизводства, требующих от специалистов внимательности и оперативной адаптации. Главное новшество — это вступление в силу новых правил квотирования рабочих мест для инвалидов с 1 сентября. 📅 Эти изменения, закрепленные Федеральным законом № 565-ФЗ от 12.12.2023, будут действовать до 2030 года. Особенно они затронут компании со штатом от 35 до 100 сотрудников. 💼 Работодателям необходимо внимательно изучить новые требования и подготовиться к их исполнению, чтобы избежать возможных штрафов и недоразумений.
Ключевые моменты:- Новое квотирование: С 1 сентября 2024 года вступает в силу новый порядок квотирования рабочих мест для инвалидов, что требует от компаний пересмотра текущей кадровой политики.
- Масштаб изменений: Изменения касаются компаний со штатом от 35 до 100 человек, что делает их особенно актуальными для малого и среднего бизнеса.
- Срок действия: Новые правила будут действовать до 2030 года, что подчеркивает важность их долгосрочного учета в кадровой работе.
Задачи кадровика в конце 2024 года: Подготовка к новому этапу
Конец года — это время подведения итогов и подготовки к новым задачам. Для кадровика это особенно актуально. 🧐 Вот ключевые задачи, которые необходимо выполнить:
- Составление графика отпусков: Необходимо спланировать отпуска сотрудников на следующий год, учитывая их пожелания и производственную необходимость. 🗓️
- Проведение кадрового мини-аудита: Важно провести анализ кадровой документации, проверить ее соответствие требованиям законодательства и внутренним регламентам компании. 🔎
- Подготовка внутренней и внешней отчетности: Необходимо собрать и подготовить все необходимые отчеты для внутренних нужд компании и внешних контролирующих органов. 📊
- Актуализация локальных нормативных актов: При необходимости нужно внести изменения в локальные нормативные акты, чтобы привести их в соответствие с действующим законодательством. 📜
- Подготовка документов к сдаче в архив: Важно подготовить документы, которые подлежат сдаче в архив, и обеспечить их правильное оформление. 🗄️
- Актуализация штатного расписания: При необходимости следует обновить штатное расписание, чтобы отразить изменения в структуре и численности персонала. ✍️
Основы кадрового делопроизводства: Какие документы должны быть
Кадровое делопроизводство — это основа работы с персоналом. 📜 Правильное оформление документов — залог отсутствия проблем с контролирующими органами и соблюдения прав сотрудников. Вот список обязательных документов:
- Трудовые договоры и дополнительные соглашения: Эти документы регулируют отношения между работодателем и работником, определяя их права и обязанности. 🤝
- Приказы по личному составу: Это приказы о приеме на работу, переводах, отпусках, командировках и увольнениях. 📝
- Трудовые книжки (или сведения о трудовой деятельности): Важный документ, отражающий трудовой стаж работника. 📖
- Табели учета рабочего времени: Документ, позволяющий контролировать рабочее время сотрудников и рассчитывать заработную плату. ⏱️
- График отпусков: Документ, определяющий очередность отпусков сотрудников. 📅
- Журналы регистрации трудовых договоров и приказов по кадрам: Журналы для учета кадровых документов. 📒
Что включает в себя ведение кадрового делопроизводства
Ведение кадрового делопроизводства — это целый комплекс мероприятий, направленных на управление персоналом. 🧑💼 Это включает в себя:
- Оформление отпусков: Грамотное оформление отпусков сотрудников в соответствии с законодательством. 🏖️
- Налоговые отчисления и страховые взносы: Правильный расчет и своевременная уплата налогов и страховых взносов за сотрудников. 💰
- Прием на работу и увольнение: Оформление всех необходимых документов при приеме и увольнении сотрудников. 📄
- Соблюдение трудового законодательства: Обеспечение соответствия кадровой работы требованиям трудового законодательства. ⚖️
- Постоянное ведение и обновление документации: Поддержание актуальности всех кадровых документов. 📁
Важно: Ведение кадрового делопроизводства является обязательным для всех компаний, независимо от их размера и организационно-правовой формы. ☝️
Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства
Специалист по кадровому делопроизводству должен знать и применять в своей работе ряд нормативных правовых актов. Это:
- Закон о персональных данных (ФЗ № 152-ФЗ от 27.07.2006): Регулирует обработку персональных данных сотрудников. 🔒
- Положение о персональных данных (Постановление Правительства № 687 от 15.09.2008): Уточняет порядок обработки персональных данных. 📜
- Закон об архивном деле (ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004): Регулирует порядок хранения и использования архивных документов. 🗄️
- Правила внутреннего трудового распорядка: Документ, определяющий порядок работы в организации. ⏰
- Положения об оплате труда и премировании: Документы, регулирующие систему оплаты труда и премирования сотрудников. 💸
- Положение об обработке и защите персональных данных работников: Документ, устанавливающий правила обработки и защиты персональных данных. 🛡️
- Положение о системе управления охраной труда: Документ, определяющий порядок обеспечения безопасности труда. ⛑️
- Инструкции по охране труда: Инструкции, содержащие правила безопасного выполнения работы. ⚠️
- Положение о порядке рассмотрения и учета микроповреждений (микротравм) работников: Документ, определяющий порядок учета и расследования микротравм. 🩹
Обязательные кадровые документы
В список обязательных кадровых документов входят не только основные, но и документы индивидуального характера:
- Трудовые договоры: Основной документ, регулирующий трудовые отношения. 🤝
- Договоры о полной материальной ответственности: Документы, устанавливающие ответственность работника за сохранность имущества. 💼
- Приказы о приеме и переводе: Документы, оформляющие прием и перевод сотрудников. 📝
- Приказы на отпуск и командировку: Документы, оформляющие отпуска и командировки. ✈️
- Личные карточки сотрудников: Документы, содержащие основные сведения о работниках. 👤
- Журнал учета медицинских обследований: Документ, фиксирующий прохождение обязательных медицинских обследований. 🩺
Автоматизация кадрового делопроизводства: Современные решения
Современные технологии позволяют автоматизировать многие процессы кадрового делопроизводства. 💻 Это значительно экономит время и ресурсы, а также снижает риск ошибок. Что можно автоматизировать:
- Работа с персоналом: Поиск, наём, увольнение, переводы, формирование кадрового резерва. 🧑💻
- Работа с внутренними документами: Создание отчетов, учет рабочего времени, ведение личных дел сотрудников, выдача справок и больничных. 🗂️
- Расчет и начисление заработной платы: Автоматический расчет заработной платы, начисление отпускных и больничных. 💰
Выводы
2024 год принес существенные изменения в кадровое делопроизводство, особенно в части квотирования рабочих мест для инвалидов. Кадровым специалистам необходимо внимательно следить за изменениями в законодательстве, своевременно обновлять локальные нормативные акты и автоматизировать процессы, где это возможно. Это позволит обеспечить соблюдение всех требований закона, защитить интересы сотрудников и оптимизировать работу кадровой службы. 🎯
FAQ: Ответы на часто задаваемые вопросы
В: Какие изменения в квотировании рабочих мест для инвалидов вступают в силу в 2024 году?О: С 1 сентября 2024 года вступают в силу новые правила квотирования рабочих мест для инвалидов, утвержденные Федеральным законом № 565-ФЗ от 12.12.2023, которые будут действовать до 2030 года.
В: Какие компании обязаны соблюдать новые правила квотирования?О: Новые правила распространяются на работодателей со штатом от 35 до 100 сотрудников.
В: Какие документы обязательно должны быть в кадровом делопроизводстве?О: Среди обязательных документов: трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки, табели учета рабочего времени, график отпусков и журналы регистрации кадровых документов.
В: Можно ли автоматизировать процессы кадрового делопроизводства?О: Да, можно автоматизировать многие процессы, такие как работа с персоналом, работа с внутренними документами и расчет заработной платы, что значительно упрощает и ускоряет работу кадровой службы.